Phiếu của quý công ty ghi ‘đúng mẫu’. Nếu cần kiểm tra màu sắc, đóng gói và số lượng, từng mục sẽ dựa vào căn cứ nào?
Khi tự rà phiếu nghiệm thu quà tặng doanh nghiệp trước khi ký đặt hàng, hãy bắt đầu từ chính những chữ sẽ dùng để kiểm tra. Với quà thủ công làm từ vải, chữ “màu” đang chỉ phần nào của sản phẩm? Câu hỏi ấy giúp người viết phiếu tìm đúng mẫu hoặc tài liệu để dẫn chiếu.
Thử tìm căn cứ cho từng dòng trong phiếu
Kym Việt sản xuất đồ thủ công chủ yếu từ vải. Khi cân nhắc loại quà này, quý công ty có thể dùng câu hỏi về màu sắc để rà cách mô tả: phiếu đang nói đến màu của bộ phận nào, và người kiểm tra sẽ nhìn vào đâu để đối chiếu? Không mặc định ảnh chụp đủ làm căn cứ xác nhận màu.
Bảng chữ dưới đây dùng các mô tả minh họa, không phải tiêu chuẩn hay chính sách nghiệm thu của Kym Việt. Hai cột cuối để trống cho quý công ty ghi căn cứ thực tế và nội dung trao đổi. Chỉ giữ câu hỏi phù hợp với sản phẩm được đặt.
Minh họa tham khảo — các căn cứ và điều kiện áp dụng cần được hai bên thống nhất
Mô tả minh họa | Câu hỏi tự rà | Mẫu hoặc hồ sơ được dẫn chiếu | Nội dung còn cần thống nhất
Đúng màu | Đang nói đến màu của bộ phận nào, đối chiếu với mẫu hoặc tài liệu nào? | |
Đúng đóng gói | Đang nói đến lớp bao gói hay cách sắp xếp nào, căn cứ ở đâu? | |
Đủ số lượng | Đơn vị đếm là gì: sản phẩm, bộ hay kiện? Đối chiếu với hồ sơ nào? | |
Đọc từng dòng riêng. Với dòng “đúng đóng gói”, hãy xác định rõ phần bao gói được nhắc đến rồi mới ghi tài liệu dẫn chiếu. Với dòng “đủ số lượng”, hãy làm rõ đơn vị đếm; một con số đứng riêng không cho biết người kiểm tra phải đếm thứ gì.
Có mẫu đối chiếu, còn điều gì cần thỏa thuận?
Với quà làm từ vải, mẫu có thể hỗ trợ quan sát đặc điểm của phần vải được nhắc đến trong tiêu chí. Hồ sơ có thể ghi nội dung đặt hàng. Việc chỉ ra mẫu hoặc hồ sơ dùng để đối chiếu trả lời câu hỏi “dựa vào đâu”; nó không tự trả lời câu hỏi “kiểm tra thế nào”.
Tách việc đó ra. Cách kiểm tra và cách xử lý chênh lệch là nội dung hai bên thỏa thuận theo đơn hàng cụ thể. Một dòng tiêu chí có thể cần cả mẫu đối chiếu lẫn hồ sơ, kèm thỏa thuận về cách áp dụng. Không tự xếp tài liệu nào cao hơn tài liệu nào.
Quay lại bảng chữ và đánh dấu dòng đã tìm được căn cứ. Với dòng muốn trao đổi thêm, ghi câu hỏi ngay cạnh mô tả, chẳng hạn: “Đơn vị đếm trên phiếu có trùng với hồ sơ đặt hàng không?”. Việc đánh dấu giúp chuẩn bị cuộc trao đổi; đây không phải cách chấm điểm nhà cung cấp hoặc kết luận có thể ký đặt hàng.
Quý công ty có thể gửi các tiêu chí dự kiến để trao đổi cùng Kym Việt khi đặt quà.