Tháng 8 là thời điểm nhiều HR manager, admin và procurement bắt đầu khảo sát nhà cung cấp quà cuối năm. Đây không nhất thiết là một mốc chốt đơn, nhưng là lúc phù hợp để tập hợp các câu hỏi quan trọng, so sánh phương án và nhận ra yếu tố nào đang làm kế hoạch chưa thể tiến thêm.
Hãy xem năm bước dưới đây như một công cụ tự đối chiếu. Doanh nghiệp có thể bắt đầu tại đúng điểm mình đang vướng: chưa hình thành ý tưởng, chưa chốt số lượng, cần xem mẫu hoặc đang kiểm tra khả năng sản xuất và lịch giao.
Bước 1 – Xác định nhu cầu quà tặng
Một yêu cầu Quà tặng rõ ràng nên bắt đầu bằng người nhận và mục đích sử dụng. Quà dành cho nhân viên, khách hàng hay đối tác có thể dẫn tới những tiêu chí khác nhau về hình thức, công năng và cách thể hiện nhận diện thương hiệu. Việc ghi rõ bối cảnh giúp đội mua hàng tránh so sánh những phương án không cùng mục tiêu.
Doanh nghiệp cũng nên tập hợp ngân sách dự kiến và thời điểm cần hàng. Hai dữ kiện này tạo cơ sở để nhà cung cấp xem xét mức độ phù hợp của phương án, thay vì đề xuất theo cảm tính. Nếu đang ở bước chưa có ý tưởng, chỉ cần mô tả người nhận, mục đích và cảm nhận mong muốn cũng đã giúp cuộc trao đổi đi đúng hướng.
Bước 2 – Chọn phương án sản phẩm và bao bì
Kym Việt thiết kế và sản xuất linh vật, mascot và quà tặng doanh nghiệp. Các dòng được giới thiệu gồm linh vật hoặc mascot thiết kế riêng, bộ quà tặng có bao bì thương hiệu, móc khóa và bộ sưu tập phiên bản giới hạn. Khi đối chiếu phương án, đội phụ trách nên phân biệt rõ yếu tố bắt buộc với yếu tố có thể điều chỉnh.
Tiêu chí thẩm mỹ có thể được diễn đạt bằng cảm giác, màu sắc nhận diện và mức độ trang trọng mong muốn. Tiêu chí công năng nên gắn với cách người nhận sử dụng hoặc lưu giữ món quà. Với bao bì và nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp nên mô tả kết quả mong muốn để Kym Việt xem xét phương án phù hợp với yêu cầu cụ thể.
Bước 3 – Chuẩn bị yêu cầu xem mẫu và chốt số lượng
Trước khi đề nghị mẫu, đội phụ trách nên thống nhất nội bộ về phương án đang ưu tiên, các chi tiết cần quan sát và người có trách nhiệm đưa ra quyết định. Một yêu cầu mẫu càng rõ mục tiêu thì phản hồi sau khi xem mẫu càng tập trung, hạn chế việc thay đổi đồng thời quá nhiều tiêu chí.
Số lượng dự kiến cần được đặt cạnh phạm vi tùy chỉnh, bởi đây là hai dữ kiện có liên hệ trực tiếp khi đánh giá yêu cầu. Riêng linh vật thiết kế riêng, thông tin chính thức của Kym Việt nêu số lượng tối thiểu là 100 sản phẩm. Con số này không nên được áp dụng cho các dòng quà khác; mỗi yêu cầu cần được xem xét theo sản phẩm và phạm vi cụ thể.
Bước 4 – Kiểm tra khả năng sản xuất và lịch giao
Thông tin chính thức về linh vật thiết kế riêng nêu thời gian sản xuất tổng thể từ 6–10 tuần, gồm thiết kế 7–14 ngày, mẫu thử 7–10 ngày và sản xuất 3–6 tuần. Đây là dữ kiện tham khảo cho dòng sản phẩm này, không phải lịch giao mặc định cho mọi yêu cầu quà tặng cuối năm.
Để kiểm tra một kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp nên gửi thời điểm cần hàng cùng số lượng, phương án sản phẩm và phạm vi tùy chỉnh. Kym Việt sẽ dựa trên nội dung yêu cầu để đánh giá khả năng tiếp nhận và trao đổi về lịch phù hợp. Cách chuẩn bị này giúp đội mua hàng phân biệt giữa thời lượng tham khảo và lịch của đơn hàng thực tế.
Bước 5 – Hoàn thiện thông tin để làm việc với nhà cung cấp
Một bộ thông tin ngắn gọn có thể gồm đối tượng nhận quà, mục đích, ngân sách dự kiến, thời điểm cần hàng, số lượng dự kiến, phương án đang cân nhắc và yêu cầu về nhận diện thương hiệu. Nếu cần xem mẫu, hãy bổ sung các chi tiết cần đánh giá và đầu mối ra quyết định trong doanh nghiệp.
HR, admin và procurement có thể dùng danh sách này để rà soát trước khi liên hệ nhiều nhà cung cấp. Khi mọi phương án được đặt trên cùng một nhóm tiêu chí, việc so sánh sẽ thực tế hơn và các bên cũng dễ nhận ra câu hỏi nào cần trao đổi sâu.
Doanh nghiệp của bạn đang ở bước nào?
Nếu chưa có ý tưởng, hãy bắt đầu bằng người nhận và mục đích. Nếu chưa chốt số lượng, hãy tập hợp mức dự kiến gắn với phạm vi tùy chỉnh. Nếu cần xem mẫu, hãy xác định rõ điều cần đánh giá. Nếu đang kiểm tra lịch giao, hãy chuẩn bị đầy đủ sản phẩm, số lượng và thời điểm cần hàng.
Doanh nghiệp có thể gửi thông tin yêu cầu đặt hàng tới Kym Việt qua email info@kymviet.com.vn, hotline +84 984 089 990 hoặc số điện thoại B2B +84 912 759 599. Kym Việt sẽ xem xét khả năng tiếp nhận và đáp ứng dựa trên nội dung cụ thể của yêu cầu.